1. Кто обрабатывает данные
Оператор — ТОО «NLS CLOUD», БИН 251240033422, адрес: Республика Казахстан, город Алматы, проспект Аль-Фараби, 95, офис 115. Связаться по любому вопросу о персональных данных: support@nls.kz.
Политика описывает работу сервиса NLSGPT: сайта gpt.nls.kz, личного кабинета и программного интерфейса. Условия оказания услуг — в договоре-оферте.
2. Чьи данные и какие
Люди, которые работают в кабинете — сотрудники компании-заказчика: почта, имя и фамилия, роль в компании, пароль в зашифрованном виде, а также технические записи входа: адрес в сети, браузер и операционная система, время входа.
Люди, которые подписывают документы: фамилия и инициалы подписанта, его должность и основание полномочий, телефон и почта для документов — они попадают в счёт, акт и договор.
Действия в кабинете: кто и что сделал — выставил счёт, отозвал ключ, изменил лимит, открыл или закрыл доступ сотруднику. Рядом с записью хранится адрес в сети, с которого действие сделано.
Реквизиты юридического лица — БИН, наименование, адрес — персональными данными не являются, но лежат рядом и подчиняются тем же правилам доступа.
3. Чего мы не собираем
Тексты вопросов и ответов, проходящие через программный интерфейс, не сохраняются: в учёте остаются метаданные — модель, число токенов, время ответа, стоимость и сотрудник, от чьего имени сделан запрос. Полный перечень того, что остаётся, — в договоре-оферте. Ни администратор компании, ни мы не можем прочитать, о чём был запрос.
Переписка в рабочем месте хранится, потому что человек к ней возвращается, — и удаляется через 12 месяцев после последнего сообщения. Раньше срока разговор удаляет сам сотрудник.
Номера банковских карт в тексте заменяются маской до записи в базу и уходят на обработку уже закрытыми: остаются только последние четыре цифры. Это происходит в чате, в программном интерфейсе и в продуктах, работающих с текстом; отключить нельзя.
В файле и в звуковой записи текст мы не переписываем: документ уходит на разбор таким, каким вы его прислали. Если в нём есть номер карты, он попадёт к обработчику — присылайте такие документы, только если это нужно.
Мы не собираем данные о состоянии здоровья, взглядах, биометрию и другие особые категории данных, не используем их для профилирования и не принимаем на их основе автоматических решений о людях.
4. Зачем обрабатываем
Чтобы дать доступ к сервису и разделить права: администратор компании видит расход, сотрудник — свой чат.
Чтобы выставить счёт, сформировать акт, вести расчёты в тенге; предупредить о балансе и о том, что оплата пришла.
Чтобы разобрать инцидент безопасности и показать компании, кто что сделал в её кабинете; ответить на обращение в поддержку.
Рекламных рассылок нет. Данные не продаются и не передаются для чужого маркетинга.
5. На каком основании
Обработка идёт для исполнения договора-оферты, стороной которого является компания-заказчик, а также на основании согласия, которое человек даёт при регистрации.
Часть данных мы обязаны хранить по требованиям налогового и бухгалтерского законодательства Республики Казахстан.
6. Кому передаём
Тем, на чьих мощностях считает модель. По умолчанию запрос обрабатывает наша модель NLSGPT. Своего вычислительного центра у нас пока нет: модель работает на арендованных мощностях за пределами Казахстана, то есть это трансграничная передача. Если клиент назвал чужую модель, текст уходит её поставщику — тоже за пределы Казахстана. Отправляя запрос, вы соглашаетесь с такой передачей; какие модели доступны сотрудникам, решает администратор компании.
Тем, без кого не работает почта и сервер. Хостинг и почтовая служба обрабатывают данные по нашему поручению и не вправе использовать их для себя.
Другим лицам данные не передаются. Исключение — законный запрос уполномоченного органа.
7. Сколько храним
Переписка в рабочем месте — 12 месяцев с последнего сообщения, дальше удаляется автоматически.
Резервные копии базы живут своим сроком: копия, снятая до удаления, хранит переписку до 2 лет, пока не выйдет из ротации. Из копий данные удаляются не по запросу, а вместе с самой копией.
Учётные записи и данные компании — пока действует договор.
Счета и акты — не менее пяти лет: срок установлен налоговым законодательством.
Журнал действий и записи о расходе — пока действует договор, а те, что вошли в закрывающие документы, — вместе с этими документами.
Записи о входах — пока сеанс активен; человек может закрыть чужие сеансы сам, в настройках профиля.
8. Права человека
Вы вправе узнать, какие ваши данные мы обрабатываем, потребовать их исправить или удалить, отозвать согласие и обратиться с жалобой в уполномоченный орган по защите персональных данных.
Напишите на support@nls.kz с почты, которой пользуетесь в сервисе, — ответим в течение трёх рабочих дней. Отзыв согласия означает прекращение доступа к сервису: без обработки почты и имени личный кабинет не работает.
Администратор компании может удалить сотрудника из кабинета сам — вместе с доступом удаляется и вся его переписка в рабочем месте.
9. Как защищаем
Соединение с сайтом и интерфейсом идёт по протоколу TLS. Пароли хранятся в виде необратимой свёртки, ключи доступа — в виде отпечатка: показать ключ повторно невозможно даже нам.
Доступ внутри компании-заказчика разделён по ролям, а действия администраторов записываются в журнал.
10. Изменения
Новая редакция публикуется на этой странице с указанием даты. Если изменение затрагивает состав данных или цели обработки, мы сообщаем о нём письмом администраторам компаний.